Barcamp – ein interaktives Veranstaltungsformat und kein kollektives Abhängen


Wichtigstes Werkzeug eines Barcamps: Die Themenplanung visualisiert auf der Metaplanwand.

Ob ich denn zu einer kollektiven „Trinkveranstaltung“ gehen würde, war die Frage als ich sagte, ich gehe heute zu einem Barcamp. Der Begriff löst sehr unterschiedliche Assoziationen aus. Zumindest aus der Theorie, aus verschiedenen Fachbüchern zum Thema Veranstaltungsmanagement sowie aus diversen Erzählungen war mir ziemlich klar, was mich auf einem Barcamp erwartet. Trotzdem war ich gespannt, wie es dann so „anfühlt“, Teil eines sehr interaktiven Veranstaltungsformats zu sein. Wie fasste es ein Teilnehmer, der bereits auf mehr als 60 Barcamps war zusammen: „Berieseln ist nicht, hier muss man voll dabei sein!“

Was ist ein Barcamp?

Ein klassischea Barcamp (häufig mehrtägig), ist eine Veranstaltung bei der sich Menschen treffen, die Lust haben sich zu verschiedensten Themen eines bestimmten Bereichs oder einer Branche (z.B. Tourismus, Gesundheit etc.)  mit anderen auszutauschen, etwas zu lernen, Neues zu erfahren oder auch selbst „Wissen“ oder Know-how zu vermitteln. Bei dieser Art von Barcamp, steht also ein bestimmtes übergeordnetes Thema im Mittelpunkt und alle Teilnehmer haben sozusagen ein gemeinsames übergeordnetes Interesse hiefür. Das Stuttgart Barcamp, hatte kein solches „Überthema“ und die Teilnehmerschar war deshalb besonders bunt, mit den vielfältigsten Interessen. Der zentrale Bestandteil der Gesamtveranstaltung sind die sogenannten Sessions. Jede Session hat ein konkretes Thema oder zumindest eine Überschrift, dauert 45 Minuten und es findet eine größere Anzahl von Sessions parallel statt. Die Themen werden von den Teilnehmern mitgebracht und wenn bei den anderen Teilnehmern Interesse besteht, dann findet die Session mit dem entsprechenden Thema statt. Weitere Details hierzu und meine persönlichen Erfahrungen folgend jetzt.

Wie läuft ein Barcamp ab?

Nach der klassischen Akkreditierung (Eintreffen des Teilnehmers, Abhaken auf der Anmeldeliste –> die verbindliche Anmeldung im Vorfeld ist zwingend erforderlich, um eine gewisse Planungssicherheit zu bekommen, man schreibt sein eigenes Namensschild (Textil-Kleber), stellt sich an einen der Stehtische und der lockere Small Talk läuft an bevor die Veranstaltung offiziell im größten Raum mit allen Teilnehmern beginnt.
1) Begrüßung, Anmoderation und Erläuterung des Veranstaltungsablaufs durch die Organisatoren im Plenum, das ausreichend Platz für alle Teilnehmer bieten muss.
Persönliche Erfahrung: Beim Stuttgart Barcamp waren wir geschätzte 200 Teilnehmer. Am Vormittag gab es Zeitfenster für zwei Sessions und nach der einstündigen Mittagspause nochmal ein Zeitfenster für drei Sessions jeweils mit 15 Minuten Pause dazwischen.

Die potenziellen Themenbringer werben der Reihe nach für ihr Thema in den Sessions.

2) Sessionplanung – Vorstellung der möglichen Themen: Der Moderator fordert alle im Plenum auf, die sich vorstellen können zu einem Thema eine Session abzuhalten vorzukommen und ihr Thema kurz in wenigen Sätzen (max. 90 Sekunden) vorzustellen. Die Anzahl der Sessioneinheiten wird von den Organistoren festgelegt. Grundsätzlich kann das komplette Veranstaltungsformat ausschließlich aus Sessions bestehen, alternativ könnte man jedoch auch nur ein bestimmtes Zeitfenster im Rahmen einer Veranstaltung mit Sessions belegen und ansonsten finden z.B. Aktivitäten für alle Veranstaltungsteilnehmer gemeinsam statt.
Persönliche Erfahrung: Im Stuttgarter Barcamp stellten sich mehr als 50 Themengeber in der Schlange an, um ihr Thema kurz und prägnant vorzustellen. Nach jeder Vorstellung wurde um Handzeichen gebeten, ob bei den Teilnehmern hierfür Interesse bestünde, hierbei sind Mehrfachmeldungen möglich, d.h man könnte als Teilnehmer sein Interesse auch für alle Themen signalisieren. Sich für mehrere Themen zu melden, ist auch sinnvoll, denn es finden zeitgleich mehrere Sessions statt. Wenn sich für ein vorgestelltes Thema mindestens einer interessiert, wird das Thema in einer Session eingeplant. Die Themen werden an einer großen Metaplanwand von den Moderatoren zu den verschiedenen möglichen Zeitfenstern (11 Uhr, 12 Uhr, 14 Uhr, 15 Uhr, 16 Uhr und 17 Uhr zugeordnet). Mit jeder Themenvorstellung wuchs sozusagen der große Themenstrauß an und diese waren wahrlich sehr unterschiedlich.
Hier ein kleine Ausschnitt unserer mehr als 50 Sessionthemen:

  • „Wie funktioniert ein Jobcenter?“
  • „Soundtrack of your live, welche Musik hat dich geprägt?“
  • „Onlinemarketing – leise, aber mutig!“
  • „Radreisen“
  • „Entspannt Bahn fahren“
  • „Achtsam abschalten, Atem holen im Alltag“
  • „Abfallvermeidung, was können wir aktiv tun?“
  • „Märchenstunde: Warum 50 shades of Grey nicht so viel mit SM zu tun hat!“

Überblick verschaffen: Wann finden welche Sessions wo statt?!

3) Überblick verschaffen – Wann findet die Session mit welchem Thema statt.
Nachdem alle Themen auf der Metaplan-Wand fixiert sind, dürfen alle Teilnehmer aktiv werden. D. h. ganz konkret alle Teilnehmer versuchen sich unfallfrei vor den Metaplanwänden zu tummeln, um sich einen Überblick zu verschaffen. Wann finden konkret welche Sessions statt, die mich interessieren?!
Persönliche Erfahrung: Im ersten Session-Zeitfenster von 11 Uhr bis 11:45 Uhr, gab es gleich drei Themen, die mich interessierten. Die Qual der Wahl – ich musste mich also entscheiden.

4a) Start der Sessions
In meinem Raum angekommen, tummelten sich dort rund 30 Mitinteressenten. Der Themenbringer hatte sich für eine konventionelle Powerpoint-Präsentation entschieden und die ersten 10 Minuten ließen eher auf Monolog als auf eine sehr aktive Einbindung von uns Teilnehmern schließen. Bereits nach kurzer Zeit verließen die ersten Zuhörer den Raum. Diese Abstimmung mit den Füßen ist bei Barcamps gängig. D.h. man muss sich nicht 45 Minuten durch ein Thema „quälen“ sondern kann die Session verlassen und sich in eine andere einklinken oder sich auch einfach eine Pause gönnen. Man hat als Teilnehmer also eine große Eigenverantwortung und immer wieder die Möglichkeit sich neu zu entscheiden.
Persönliche Erfahrung: Als Barcamp-Neuling bin ich hin und hergerissen. Irgendwie macht sich ein schlechtes Gewissen gegenüber dem Themenbringer breit, der sich ja schließlich vorbereitet hat. Aber ich habe mir unter dem Thema eindeutig etwas anderes vorgestellt und außerdem ist es mir zu viel Eigenwerbung, die der Themengeber hier betreibt. Also…

Aktives Zuhören in einer der Sessions

4b) Ungeplanter Sessionwechsel: Auch ich wechselte Raum und Thema und gesellte mich zu der Gruppe, die sich mit „Radreisen“ beschäftigte. Diese Gruppe bestand nur aus acht Teilnehmern, die sich locker um eine Landkarte drapierte. Das gefiel mir doch wesentlich besser. Der Themengeber erzählte von seiner vergangenen Reise, stellte immer wieder Zwischenfragen an uns und so entstand ein lockerer Austausch bei dem jeder zu Wort kam. Ganz unterschiedliche Aspekte zum Reisen mit dem Rad kamen auf den Tisch und jeder konnte sich einbringen bzw. das Gespräch in eine Richtung lenken, die ihn interessierte. Nach rund 30 Minuten schaute jemand aus dem Moderatorenteam vorbei, um die verbleibenden 15 Minuten anzukündigen, nur mit gutem Zeitmanagement können die vielen parallel verlaufenden Sessions gelingen! Nicht zu vergessen: Die wichtigsten Erkenntnisse und Ergebnisse jeder Session werden in einem standardisierten Dokumentationsbogen festgehalten. Alle Dokumentationen werden allen Teilnehmern im Nachgang Online bzw. als PDF zur Verfügung gestellt. Somit kann man sich also auch über Sessions informieren, die man nicht besuchen konnte.

In jeder Session werden die „Ergebnisse“ etc. kurz dokumentiert und nach der Veranstaltung allen Teilnehmern online bzw. per Datei zur Verfügung gestellt.

 

5) Der zweite Sessionblock naht
Nach Ablauf der 45 Minuten enden alle Sessions im Optimalfall zeitgleich. In der anschließenden 15 minütigen Pause bleibt Zeit für Telefonate, die Toilette, die Zigarette, ein Getränk und ganz wichtig ein weiterer Blick auf die Metaplanwand mit der Sessionplanung, um sich für ein neues Thema zu entscheiden und ganz wichtig, den Raum zu merken und zu finden.
Persönliche Erfahrung: Im zweiten Sessionblock von 12:00 bis 12:45 Uhr finde ich unter den vielen Themen nichts für das ich so richtig brenne. Mutig finde ich ein Vortragsthema, bei dem der Themengeber über seine Erfahrungen mit einer Krankheit spricht. Diese Session kommt gänzlich ohne Präsentationscharts und Begleitmaterialien aus. Der Themengeber berichtet sehr persönlich und emotional, man merkt ihm auch an, dass dieses Erzählen vor uns Zuhörern, die wir im Stuhlhalbkreis vor ihm sitzen, ihm nicht nur leicht fällt. Betroffenheit macht sich in mir breit und viel Respekt für den Mut sich hier zu outen. Ich habe in dieser Session eher eine „Konsumierhaltung“, leiste keinen aktiven Beitrag, versuche aber durch eine positive Körpersprache den Themengeber zu stärken.

6) Weiterer Ablauf des Barcamps
Je nach Anzahl der Sessions, die in dem Veranstaltungsformat abgehalten werden, reiht sich Session an Session, jeweils unterbrochen durch eine kürzere (15 minütige) oder längere (einstündige Mittagspause).

7) Abschluss der gesamten Veranstaltung
Damit die Teilnehmer nach der letzten Session nicht einfach nach Hause gehen, kann ein kurzes Abschlusstreffen aller (verbleibenden) Teilnehmer im Plenarraum erfolgen. Hier können die Organisatoren z.B. erläutern wie man die Sessiondokumentationen bekommt. Diese werden in der Regel anschließend Online per PDFzur Verfügung gestellt. Im Anschluß kann dann in einen informellen Teil z.B. Get Together bei Snacks gestartet werden.

Meine Einschätzung zum Barcamp als Veranstaltungsformat als Organisatorin von Firmenveranstaltungen:

Aus der persönlichen Erfahrung kann ich das Barcamp bzw. die Sessions sehr gut empfehlen, um diese als ein jedoch nicht einziges Element im Rahmen einer Firmenveranstaltung z.B. Mitarbeiterinfotag, Teamentwicklung etc. einzusetzen.

Große Pluspunkte der Barcamp-Sessions:

  • Die Teilnehmer werden immer wieder bunt durchmischt und es erfolgt dadurch eine Vielzahl von Begegnungen unterschiedlicher Menschen.
  • Die Teilnehmer entscheiden selbst, welche Themen sie interessieren und in welche Sessions sie gehen. Das fördert auf jeden Fall die Motivation in den Sessions zur Diskussion etc.
  • Das passive Zurücklehnen und Konsumieren in den einzelnen Sessions durch die Teilnehmer ist nur schwer möglich.
  • Die „Präsentationsformen“ in den einzelnen Sessions sind sehr unterschiedlich.
  • Alle Teilnehmer haben nach der Veranstaltung Zugriff auf alle Session-Dokumentationen, auch wenn sie nicht teilgenommen haben.

Punkte die es bei der Organisation zu bedenken gilt:

  • Bei der Locationsauswahl muss berücksichtigt werden, dass eine große Anzahl von Räumen in unterschiedlichen Größen benötigt wird. Kongresszentren, Stadthallen oder z. B. der Hospitalhof in Stuttgart sind sehr geeignet.
  • Der Ablauf der Sessions und der Themenplanung muss in der Veranstaltung gut erklärt werden.
  • Das Timing für die einzelnen Sessions muss sehr gut gesteuert und eingehalten werden. Hierfür braucht es aus dem Organistationsteam einige, die zweimal (nach rund 25 Minuten und fünf Minuten vor dem Sessionende) durch alle Räume gehen und dies ankündigen.
  • Um sicher zu sein, dass es auch eine große Anzahl an möglichen Sessionthemen gibt, können potenzielle Themengeber und Durchführer der Session im Vorfeld angesprochen werden. So bleibt Zeit, etwas vorzubereiten. Grundsätzlich macht es eine Session“präsentation“ aber durchaus attraktiv von den klassischen Powerpoint-Folienschlachten abzuweichen.
  • Alle Themengeber für einzelne Sessions müssen damit rechnen, dass ihr Thema keine bzw. nur ganz wenige Anhänger findet und sie sich ggf. „vergeblich“ vorbereitet haben.

Lust selbst mal ein Barcamp zu besuchen?! Na dann schaut doch mal in diese Übersicht mit öffentlichen Barcamps.

 

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